Factura electrónica, quince cosas que has de saber

[entradilla]El pasado 15 de enero entró en vigor la obligatoriedad del uso de la factura electrónica en España, para todo el sector de las Administraciones Públicas, y parte del privado. Conozca ahora, en formato breve, las principales claves de este proceso “sin retorno”.[entradillaCierre]

factura electronica

Ahorro de tiempo y dinero. Estas son dos de las claves ‘populares’ que cualquier ciudadano aplica a su economía particular. La Factura Electrónica, obligatoria con la Administración española desde el pasado 15 de enero, inicia en nuestro país un proceso sin retorno.

Con la entrada en vigor de la ley, España quiere liderar el proceso de digitalización de facturas en Europa, y ser a través de la propia administración, el impulsor también de este modelo en el sector privado ya que todos los expertos consideran que su implantación mejora la competitividad de las mismas.

Así, proliferan los grupos y empresas tecnológicas especializadas en el proceso de implementación de la facturación electrónica. Es –señala Straless, consultora tecnológica, certificada por la Agencia Tributaria como desarrollador de soluciones de facturación electrónica ,“una oportunidad para optimizar dichos procesos”, en las distintas empresas (estímulo público para mejorar competitividad interna)

Sin duda, el proceso de digitalización de la administración de facturas en la empresa requiere, según los expertos, “una buena estrategia y un gestión fuerte”, si se quieren lograr los resultados deseados.

Veamos ahora algunas cosas que se han de conocer de la facturación, su proceso, implantación y pormenores en España:

  1. Según Bruno Koch, analista de Billentis, son varios los asuntos a tener en cuenta un proceso de digitalizacón de la facturación: es un proyecto que afecta a varios departamentos, no sólo al IT; ha de tener un enfoque internacional, ha de ser compatible con tu entorno (ERP,s etc.), no ha de reducirse solamente a la empresa en concreto sino que ha de incluir a tus socios comerciales, se ha de elegir un proveedor adecuado y, por último, ha de estar integrada en una estrategia global de automatización de procesos.
  2. Así, podemos decir que la incorporación de la factura electrónico es sólo un proceso tecnológico complejo, que deben implantar las empresas, sino también de adecuación con todo los departamentos y funcionamiento de la empresa.
  3. Según la ley ya en vigor, están obligados a emitir facturas electrónicas el sector público y todas la empresas privadas de los sectores “de especial trascendencia económica”, (finanaciero, telecomunicaciones, agencias de viajes, servicio de transporte de pasajeros y comercio al por menor).
  4. Multa de 10.000 euros para aquellas empresas proveedoras de las Administraciones Públicas que no presenten sus facturas de forma electrónica.
  5. Las facturas menores de 5.000 euros están exentas de esta obligatoriedad de llevar formato electrónico.
  6. Se ha de tener en cuenta que para que el proceso de digitalización de facturas permite aumentar la seguridad de las transacciones siempre que éstas sean aceptadas por el cliente mediante vayan validadas por otras herramientas de digitalización como es el caso de la firma electrónica.
  7. La implantación de la factura electrónica, necesita un proceso de adecuación de la empresa al nuevo formato. La convivencia entre la factura electrónica y la de papel, requerirá también un servicio de digitalización de las mismas, y otras adaptaciones como la conexión con el CRM y el ERP en cada empresa
  8. En el caso de las administraciones, se establece un modelo único de factura, lo que facilita y armoniza el proceso de facturación digital, y tambiém el FACE, un punto único de entrada de las mismas. El objetivo, reducir la morosidad de las AAPP.
  9. Según Stralesys, también es importante tener en cuenta el proceso de internacionalización a la hora de elegir el modelo y el proveedor de soluciones de factura electrónica, ya que ha de ser adaptable a los modelos de otros países.
  10. Un grupo de expertos de la Unión Europea estimó el ahorro por la inclusión de la factura electrónica de entre 25 y 35 euros (5 y 15€ por la emisión de la misma y de 20€ por la recibida)
  11. El 98% de las empresas proveedores de la administración conocían el cambio normativo, según una encuesta del grupo Seres realizado entre junio y septiembre del pasado año.
  12. Las Pymes lideran el proceso: el 48% de ellas reconocían estar preparadas ya para dar el salto a la factura electrónica. De las medianas, el 29%. A las grandes –dice el informe Seres– les cuesta más, aunque hasta el tercer trimestre de 2014 habían aumentado un 13%.
  13. Las comunidades más adaptadas a la factura electrónica son, por este orden, Madrid, Baleares y la Ciudad Autónoma de Melilla
  14. En un estudio de Billentis de 2014, se desprendía que este proceso de digitalización de facturas en el mundo es todavía pequeño. Aproximadamente, un 8% de las facturas en el mundo se están enviando o recibiendo en este momento por vía electrónica. Esto viene a indicar que todavía los proveedores de este servicio han de dar soluciones mixtas a la empresas (papel/electrónica) para poder integrar los dos procesos, ya que el 82% se emiten todavía en soporte físico.
  15. La Ley 25/2013 es la que contempla esta nueva normativa, que viene a completar un proceso que se inició hace catorce años con la normativa europea para la modernización de facturas en el cobro del IVA (2001/115/CE), germen de esta nueva ley.