Cómo empezar tu propio almacén logístico

[entradilla]El almacén logístico -y su correcta gestión- es un elemento clave en el funcionamiento de un eCommerce.[entradillaCierre]

En él se regula el flujo de mercancías e, independientemente del producto que constituya el core business de nuestro negocio, un buen control del mismo puede determinar el éxito o fracaso de nuestro proyecto. Por eso, debemos conocer los aspectos clave para gestionar de manera eficiente nuestro propio almacén logístico.

Como responsable de un eCommerce, controlas muchos aspectos de su funcionamiento, desde la imagen de la tienda online, la calidad de los productos, las campañas de marketing y publicidad para promocionarlo y, lo más importante, puedes elegir de qué modo se tratan tus productos durante el almacenaje y cómo se preparan para el envío a tus compradores. Pero gestionar la logística a través de un almacén propio es un importante desafío. Lo más inteligente, antes de dar el paso, es tomarse un tiempo para crear un plan de acción, sopesar los pros y contras de contar con un almacén propio y, por supuesto, no olvidar ningún elemento clave de su puesta en marcha. A lo largo de este artículo te daremos unas pautas para gestionar con éxito tu propio almacén logístico.

Las ventajas de contar con nuestro propio almacén, que puede ir desde una simple nave o hasta un área más grande, en función de nuestras necesidades, son, fundamentalmente, el control que nos permite llevar sobre los productos que vendemos. Permite un control total sobre la mercancía, sobre el manipulado, sobre el personal que gestiona los pedidos y, al mismo tiempo, nos permite ser más flexibles en los envíos e, incluso, aportar una mayor personalización a los mismos. También tiene sus inconvenientes, claro, el más importante es que supone una mayor inversión en local, medios, personal, etc.

¿Qué es un almacén logístico y qué funciones tiene dentro del eCommerce?

El almacén logístico es el lugar donde se realizan las funciones de recepción de mercancía, manipulación, el propio almacenaje de stocks, así como la preparación y expedición de artículos a los compradores de nuestros productos.

Para ponerlo en marcha, tendremos que partir del tipo de producto que vamos a almacenar, si se trata de materias primas, productos perecederos o duraderos, artículos semielaborados, productos completamente terminados, materiales auxiliares, peligrosos, etc. También pensaremos en qué tipo de existencias vamos a almacenar, si son de ciclo (es decir, las que satisfacen la demanda normal de la actividad de la empresa), de seguridad (en previsión de una posible rotura de stock), de especulación (para aprovechar productos cuyo precio es bajo en este momento pero se prevé que vaya a subir) o de anticipación (por ejemplo, productos estacionales, cuya demanda se va a incrementar). En base a estas características empezaremos a configurar nuestro almacén.

almacen logistico

A grandes rasgos, también tendremos que pensar en la documentación necesaria para ponerlo en marcha, en la compra de equipos para su funcionamiento -que también variará en función de nuestros productos (transpaletas, carretillas, apiladoras…)-; las estanterías de almacenaje y de qué tipo (convencionales, compactas, dinámicas, móviles); los Recursos Humanos necesarios para el trabajo; equipos informáticos, etc.

Visto todo esto, el objetivo debe ser siempre el mismo: optimizar los costes de gestión, aprovechar al máximo el espacio de que disponemos, ofrecer un fácil acceso a los productos, garantizar una mínima manipulación, integrar todas sus funciones, y facilitar la rotación y el inventariado.

Principales áreas de nuestro almacén logístico

Las cuatro áreas más importantes de un almacén logístico son:

  • Área de recepción.
  • Área de almacenaje.
  • Área de preparación.
  • Área de expedición.

En el área de recepción se descargan y reciben los productos procedentes de los proveedores. ¿Qué habrá que tener en cuenta cuando creemos esta zona? Pues, por ejemplo, que haya sitio suficiente para que los transportes maniobren; que dispongamos de maquinaria adecuada para la descarga; que existan zonas previstas para inclemencias meteorológicas; tendremos que prever si es necesario manipular las mercancías que llegan, paletizarlas y qué equipos necesitamos para hacerlo; y también necesitaremos que el personal esté familiarizado con la documentación necesaria en esta área, como albaranes de entrega, etc. En esta área se llevará a cabo la verificación y el control de calidad de los productos que llegan para poder rechazar aquella mercancía que no cumple con los requisitos de nuestros pedidos.

El área de almacenaje está dedicada a guardar las existencias de producto y en ella deberá haber estanterías adecuadas y pasillos habilitados para el movimiento de mercancías. En esta zona deberemos disponer también de sistemas de codificación, clasificación y etiquetado, con el fin de facilitar el inventario (asignaremos códigos internos de almacenaje para su posterior ordenación, incluiremos señalización del tipo “frágil”, “este lado hacia arriba”, “mantener lejos del calor”, etc.). A la hora de distribuir la zona de almacenaje también tendremos en cuenta los productos de mayor rotación (para situarlos más accesibles), los más pesados (para evitar que haya que moverlos mucho), los productos que necesitan protección especial, etc.

El área de preparación es, como su propio nombre indica, donde se preparan los pedidos para los clientes. Puede ser un área manual o automatizada, dependiendo de nuestras necesidades y de nuestro presupuesto. Aquí también deberemos contar con los medios y equipos necesarios para la preparación de envíos: material de embalaje, impresoras, etiquetadoras, etc.

El área de expedición, por último, es la zona donde se verifica que el pedido es correcto y se procede a la carga para su envío.

Ejemplo de salida de la mercancía del almacén logístico listo para su envío al cliente

Cuando hayamos definido estas cuatro áreas, podemos definir el modelo de distribución de nuestro almacén: en línea, en U o en T, dependiendo del tamaño de cada una de estas áreas, de la disposición de los muelles de carga y descarga, de la altura del almacén y de otros elementos constructivos, además de las propias necesidades de nuestra empresa.

Y, por si esto fuera poco, tendremos que decidir otros aspectos básicos, como por ejemplo:

  • Qué tipo de planteamiento de almacenaje vamos a hacer (FIFO, LIFO, políticas de Just-in-Time, etc.).
  • Qué tecnologías vamos a implantar para la gestión: un ERP, sistemas de RFID, tecnología wireless, un Sistema de Gestión de Almacén (SGA), Sistemas de Planificación Avanzada (APS), etc.

Como veis, la gestión de la logística no es una cuestión sencilla pero sí que resulta imprescindible para el buen funcionamiento de nuestro eCommerce, por lo que os recomendamos que dediquéis tiempo y recursos a su correcta gestión. Si queréis conocer más sobre sus secretos de funcionamiento, podéis descargar el Libro Blanco de la Logística en eCommerce, elaborado por Packlink y el Observatorio eCommerce en el siguiente enlace.

Alicia Díaz Núñez